Các tài liệu cần thiết để nhập khẩu rau đông lạnh (2026)

 

Chuyên gia 10+ năm: nhà máy-cung cấp đông lạnh trực tiếp cho 35 quốc gia; không-rủi ro khi phân phối.

 

 

 

I'm Jacky đến từ Greenland-đồ ăn. Điều cuối cùng tôi muốn bạn trải nghiệm là kịch bản này:

Hàng đã về tới cảng,đồng hồ tạm giamsố container lạnh của bạn đang tăng dần và phí lưu kho đang tăng lên hàng ngày. Bạn tưởng chừng chỉ còn một bước nữa là giải tỏa được nhưng lại bị mắc kẹt bởi một câu duy nhất:
"Thiếu tài liệu / Thông tin khác biệt / Cần phải khai báo bổ sung."

Thực tế là: Nhiều “vấn đề về giấy tờ” không xảy ra vì bạn thiếu chuyên nghiệp. Chúng xảy ra do hệ thống tài liệu về hàng nhập khẩu đông lạnh vốn được chia thành ba lớp riêng biệt:

1. Chứng từ thương mại & vận tải(Dành cho Hải quan và Hãng vận chuyển)

2. Tài liệu quy định và tuân thủ(Dành cho Cơ quan An toàn Thực phẩm, Kiểm dịch Thực vật và Cảng)

3. Tài liệu nội bộ & chất lượng(Để chấp nhận, lấy mẫu và truy xuất nguồn gốc của riêng bạn)

Trong bài viết này, tôi có một mục tiêu: giải thích rõ ràng về"Tài liệu cần thiết"và sắp xếp chúng thành mộtdanh sách kiểm tra có thể hành độngdựa trên quy trình công việc thực tế nơi xảy ra sự chậm trễ.

 

(Nhắc nhở quan trọng:Các yêu cầu cụ thể khác nhau tùy theo Quốc gia, Mã HS và Phân loại Rủi ro. Bạn có thể sử dụng hướng dẫn này làm "Gói cốt lõi" của mình và điều chỉnh điểm đến của mình hoặcliên hệ trực tiếp với chúng tôiđể tùy chỉnh giải pháp cho khu vực cụ thể của bạn.)

 

 

 

 

1) Ba Loại Chứng Từ Nhập Khẩu Đông Lạnh

 

1.1 Loại A: Tài liệu Thương mại & Vận tải (Hầu hết mọi quốc gia đều yêu cầu)

 

Đây là nhữngnền tảng của thủ tục hải quan và giải phóng. Không có chúng, việc có các tài liệu tuân thủ hoàn hảo là vô ích.

●Hợp đồng bán hàng / Đơn đặt hàng (PO)

●Hóa đơn thương mại:Mô tả sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Tổng trị giá, Đồng tiền, Xuất xứ, Mã HS, Incoterms, v.v.

●Danh sách đóng gói:Số lượng thùng carton, Trọng lượng Tịnh/Tổng, Thông số Đóng gói, Thông tin về Pallet, v.v.

●Vận đơn / Vận đơn hàng không (B/L hoặc AWB)

●Khai báo nhập cảnh/nhập khẩu:
Hướng dẫn "Nhập khẩu vào Hoa Kỳ" của CBP giải thích rõ ràng logic của việc sử dụng Hóa đơn và Vận đơn để xác minh trong quá trình nộp đơn nhập cảnh.

 

Kinh nghiệm của Jacky:
Nguyên nhân thực sự gây ra việc kiểm tra và chậm trễ thường không phải là "thiếu giấy chứng nhận" mà làSự khác biệt về thông tin giữa Hóa đơn, Danh sách đóng gói và B/L. (Bất kỳ sự không khớp nào về Mô tả, Số lượng sản phẩm, Trọng lượng, Số lô, Yêu cầu về nhiệt độ, Số thùng chứa hoặc Số niêm phong có thể kích hoạt việc xem xét thủ công).

 

 

2) Văn bản tuân thủ quy định đối với hàng đông lạnh

Các văn bản quy định đối với hàng đông lạnh về cơ bản phụ thuộc vào hai điều:

 

●Nơi bạn đang nhập vào(US / EU / UK / SG, v.v.)

●Cách sản phẩm của bạn được phân loại tại địa phương(Thực phẩm thông thường, Danh mục rủi ro-cao trong Kiểm tra tăng cường hoặc Đối tượng kiểm dịch thực vật).

 

2.1 Bạn có cần Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật không?

Đây là điểm đánh giá sai phổ biến nhất của người mua.

●Hướng dẫn chính thức của EU:khẳng định rằngmột số thực vật và sản phẩm thực vật cần có giấy chứng nhận kiểm dịch thực vậtđể vào EU.

  ●Tuy nhiên, đối với"Rau đông lạnh"(là những sản phẩm đã qua chế biến/được xử lý ở mức độ cao), chúng thườngkhông thuộc yêu cầuđể xin Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật. Hướng dẫn của chính phủ Luxembourg thậm chí còn liệt kê rõ ràngRau đông lạnh không cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.

 

Bạn nên làm gì:
Đừng đặt cược vào "Tôi nghe nói đồ đông lạnh không cần." Quá trình đúng là:
Kiểm tra Mã HS dựa trên hệ thống của Quốc gia Đến để xem liệu mã HS đó có thuộc Danh sách Kiểm soát SPS/Sức khỏe Thực vật hay không.Nếu nó không có trong danh sách, nó thường đi theo con đường "Nhập khẩu thực phẩm" chứ không phải con đường "Kiểm dịch thực vật".

 

2.2 Vật liệu đóng gói bằng gỗ (WPM) cho hàng đông lạnh

Ngay cả khi bản thân rau đông lạnh của bạn không cần giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật, thìPallet/ Tấm Lót Gỗvẫn có thể là mục tiêu kiểm dịch thực vật.

●Ủy ban EU:Tuyên bố rõ ràng rằng vật liệu đóng gói và vật chèn lót bằng gỗ vào Liên minh Châu Âu từ các quốc gia không{{0} thuộc Liên minh Châu Âu phải đáp ứngISPM 15yêu cầu.

●Hoa Kỳ:USDA APHIS và CBP đều yêu cầu rõ ràng Vật liệu đóng gói bằng gỗ nhập vào phải tuân thủISPM 15yêu cầu xử lý và đánh dấu.

●Tiêu chuẩn ISPM 15:Được xuất bản và duy trì bởi IPPC/FAO.

 

Tôi đã từng gặp nhiều trường hợp “giấy tờ đầy đủ nhưng container vẫn bị giữ lại”. Lý do?
Dấu hiệu trên pallet hoặc Tấm lót gỗ không- tuân thủ được coi là vật liệu có nguy cơ.
Đây không phải là sự kiện có-xác suất thấp, đặc biệt khi vận chuyển qua nhiều quốc gia hoặc nạp lại container.

 

 

 

3) Mô-đun Quốc gia Đích đến: "Thêm-Tiện ích" cho Thị trường Phải-Có

 

Dưới đây, tôi cung cấp"Thêm-vào mô-đun"cho bốn thị trường phổ biến nhất. Bạn có thể coi chúng là tệp đính kèm RFQ hoặc SOP nội bộ.

 

 

 

4) Mô-đun Hoa Kỳ (US)

 

4.1 Thông báo trước của FDA (PN) - "Không có thông báo, không được nhập cảnh"

FDA rất rõ ràng:Tất cả thực phẩm nhập khẩu hoặc đề nghị nhập khẩu đều phải nộp Thông báo trước.
Trong thực tế, bạn cần lưu và cung cấp:

●Xác nhận thông báo trước (Số xác nhận/Biên nhận):(Thường được Đại lý hải quan yêu cầu phải kèm theo hồ sơ nhập cảnh hoặc lưu hồ sơ).

 

4.2 FSVP (Chương trình xác minh nhà cung cấp nước ngoài) - Không chỉ là một tờ giấy mà còn là "gốc rễ" của sự tuân thủ của bạn

Nếu bạn là nhà nhập khẩu hoặc đảm nhận vai trò "Nhà nhập khẩu FSVP" tại Hoa Kỳ, các quy tắc FSMA của FDA yêu cầu bạn phát triển, duy trì và tuân theo FSVP cho từng thực phẩm và từng nhà cung cấp nước ngoài.
Bạn phải chuẩn bị và có thể trình bày (đối với Kiểm toán theo quy định hoặc Kiểm tra khách hàng) bất kỳ lúc nào:

●Kế hoạch FSVP/Phân tích mối nguy

●Hồ sơ xác minh và phê duyệt của nhà cung cấp
FDA đã công bố danh sách giải thích "Những hồ sơ cần thiết cho FSVP."

 

Lời nhắc của Jacky:
Nhiều người mua coi FSVP là "Chứng từ Hải quan". Trong thực tế, nó giống của bạn hơn"Hợp đồng trách nhiệm về an toàn thực phẩm cho thị trường Hoa Kỳ."Bạn không cần phải nhét nó vào mọi gói hàng, nhưng bạn PHẢI có khả năng sản xuất nó khi được yêu cầu và tính logic phải hợp lý.

 

 

 

 

5) Mô-đun Liên minh Châu Âu (EU)

 

5.1 TRACES / CHED: CHỈ được kích hoạt khi "Dưới sự kiểm soát sức khỏe biên giới/sức khỏe thực vật"

Ủy ban Châu Âu giải thích:DẤU VẬTlà nền tảng trực tuyến dành cho việc chứng nhận vệ sinh và kiểm dịch cũng như các thủ tục liên quan đến{0}}nhập khẩu.
Nếu hàng hóa của bạn thuộc phạm vi kiểm soát Thực vật và Sản phẩm Thực vật, chúng có thể liên quan đến các thủ tục chứng từ biên giới nhưCHED-PP(Tài liệu nhập cảnh y tế chung về bảo vệ thực vật), được xử lý trong TRACES.

 

5.2 Con đường chung cho rau đông lạnh: Thông thường là "Tuân thủ thực phẩm + Thông quan thương mại"

Đối với hầu hết các loại rau đông lạnh nói chung (Danh mục Không-Rủi ro cao-/Không-Kiểm tra tăng cường), người mua nên tập trung sức lực vào:

Tuân thủ nhãn(Chất gây dị ứng, Dinh dưỡng, Nguồn gốc, v.v.)

Giới hạn dư lượng/chất gây ô nhiễm(Khách hàng thường ủy quyền lấy mẫu và COA)

Tính nhất quán và truy xuất nguồn gốc của tài liệu(Số lô, ngày sản xuất và thông tin Cơ sở phải khớp với tất cả các tài liệu)

(Chỉ khi sản phẩm của bạn nằm trong danh sách "Kiểm tra tăng cường" cụ thể của EU thì sản phẩm đó mới kích hoạt các yêu cầu bổ sung về giấy tờ biên giới; điều này yêu cầu phải kiểm tra từng dòng-từng{1}}dòng để chống lại quy định.)

 

 

 

 

6) Mô-đun Vương quốc Anh (Anh / Vương quốc Anh)

Trong hệ thống nhập khẩu của Anh,IPAFFSđược sử dụng để-thông báo trước các hoạt động nhập khẩu liên quan đến hàng hóa SPS (Vệ sinh và Kiểm dịch). Hướng dẫn chính thức của IPAFFS nêu rõ: Bạn cần tải bản sao điện tử của chứng từ nhập khẩu lên thông báo (nếu có).
Hướng dẫn thông báo IPAFFS của Defra liệt kê các ví dụ về tài liệu hỗ trợ:Xuất khẩu Giấy chứng nhận sức khỏe, Hóa đơn thương mại, Vận đơn/B/L, vân vân.

Hơn nữa, hướng dẫn của Cơ quan Y tế Cảng nhấn mạnh: Bạn cần hoàn thành một bảnCHEDtrong IPAFFS, kèm theo Tài liệu thương mại và (nếu có) Chứng chỉ/Báo cáo thử nghiệm chính thức.

 

Điểm mấu chốt:
Không phải tất cả các loại rau đông lạnh đều yêu cầu CHED/Chứng chỉ. Nhưng một khi được kích hoạt,Thời điểm-thông báo trước và tải tài liệu lênxác định xem hàng hóa của bạn có được giữ hay không.

 

 

 

 

7) Mô-đun Singapore (SG)

Tại Singapore, hàng nhập khẩu thường yêu cầu xin Giấy phép nhập khẩu thông quaTradeNet; Hải quan và Cơ quan có thẩm quyền (SFA) có thể yêu cầu các tài liệu hỗ trợ dựa trên danh mục sản phẩm.
Yêu cầu nhập khẩu thực phẩm của SFA đề cập rõ ràng: Trong một số trường hợp nhất định, các tài liệu hỗ trợ nhưGiấy chứng nhận sức khỏe hoặc Báo cáo phân tích trong phòng thí nghiệmcó thể được yêu cầu (dựa trên đánh giá/lịch sử rủi ro).

 

Lời khuyên của Jacky:
Cốt lõi của thị trường Singapore không phải là "Độ phức tạp của tài liệu" mà là"Bạn có biết Mức độ Rủi ro của sản phẩm của mình không?"Ngay cả đối với cùng một loại rau, hình thức chế biến, nguồn gốc hoặc ghi chép lịch sử khác nhau có thể dẫn đến những yêu cầu khác nhau.

 

 

 

 

 

8) Gói tài liệu chất lượng rau quả đông lạnh

 

Những tài liệu này thường xác định:

●Việc kiểm tra đầu vào của bạn có diễn ra suôn sẻ hay không.

●Liệu bạn có thể nhanh chóng xử lý việc kiểm tra khách hàng hay không.

●Bạn có thể tự bảo vệ mình trong một cuộc tranh chấp hay không.

 

Tôi khuyên bạn nên chuẩn bị ít nhất những thứ sau (dưới dạng "Hồ sơ chất lượng" được cập nhật theo từng đợt):

  ●Bảng thông số kỹ thuật sản phẩm

  ●Báo cáo thử nghiệm COA / phòng thí nghiệm:Vi sinh, Dư lượng thuốc trừ sâu/Kim loại nặng (Theo yêu cầu của khách hàng/thị trường).

  ●Tài liệu truy xuất nguồn gốc:Số lô, ngày sản xuất, thông tin cơ sở, danh sách tải container.

  ●Hồ sơ nhiệt độ:Đầu ra của Bộ ghi dữ liệu (Nếu khách hàng yêu cầu).

  ●Chứng chỉ (Chứng chỉ hệ thống):ví dụ: HACCP / ISO / BRCGS / IFS (Theo yêu cầu của khách hàng).

 

 

 

9) 7 “Cạm bẫy tài liệu” có khả năng gây ra việc tạm giữ/chậm trễ nhất

 

1. Mô tả hàng hóa không thống nhất:(Không khớp giữa Hóa đơn/Danh sách đóng gói/B/L/Nhập hải quan).

2. Các phương pháp cân nặng khó hiểu:(Ròng so với Tổng, Glazed so với Net, Carton Net so với Total Net không cộng lại).

3. Mã HS không khớp với mô tả:(Kích hoạt quy tắc rủi ro hệ thống).

4. Mã lô/ngày bị thiếu hoặc không hợp lý:(Truy xuất nguồn gốc bị hỏng).

5. Thiếu thông báo trước/Thông báo trước{1}}:(Gây tử vong khi nhập cảnh vào Hoa Kỳ).

6. Dấu hiệu ISPM 15 không{1}}tuân thủ trên pallet gỗ:(Có thể gây ra tình trạng tạm dừng ngay lập tức ở EU/Mỹ).

7. Thiếu-Chứng chỉ cụ thể của đích đến:(ví dụ: Khi được kích hoạt bởi các quy định của Vương quốc Anh hoặc các danh mục SPS cụ thể).

 

 

 

 

10) Kết luận cuối cùng của Jacky

 

Khi bạn nhập khẩu rau quả đông lạnh, về cơ bản bạn đang làm hai việc:

●Đưa sản phẩm thực phẩm vào thị trường mục tiêu một cách hợp pháp.

●Giao trách nhiệm pháp lý về chuỗi cung ứng cho khách hàng và kênh của bạn một cách an toàn.

Tài liệu là"Hệ thống chứng cứ"điều đó chứng tỏ bạn đã làm được cả hai. Sự chuẩn bị của bạn càng sớm và nhất quán thì chi phí của bạn sẽ càng dễ kiểm soát.

 

 

 

 

Lưu ý cuối cùng của Jacky (cách tiến về phía trước)

 

Nhập:Thư mục chủ đề rau đông lạnh

Nếu bạn muốn có-khung hình ảnh lớn hoàn chỉnh, vui lòng đọc thêm:Hướng dẫn cơ bản về rau đông lạnh.

 

Nếu bạn đã hiểu những điểm trên và sẵn sàng bắt đầu hành trình mua sắm của mình, vui lòng liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào.
GreenLand-food là nhà cung cấp rau quả đông lạnh chuyên nghiệp. Chúng tôi sẵn sàng cung cấp hỗ trợ-toàn bộ quy trình, bao gồmThông số kỹ thuật sản phẩm, báo giá, mẫu và quản lý thời gian thực hiện.

 

Tài liệu tham khảo

●FDA Hoa Kỳ.Nộp thông báo trước về thực phẩm nhập khẩu(Cần phải thông báo trước đối với tất cả các loại thực phẩm nhập khẩu).

●FDA Hoa Kỳ.Thông báo trước về thực phẩm nhập khẩu(tổng quan và mục đích).

●FDA Hoa Kỳ.Quy tắc cuối cùng của FSMA: Chương trình xác minh nhà cung cấp nước ngoài (FSVP)(Nghĩa vụ FSVP đối với nhà nhập khẩu).

●FDA Hoa Kỳ.Hướng dẫn của FSVP cho ngành(hồ sơ và hướng dẫn thực hiện).

●eCFR (Mỹ).21 CFR Phần 1, Phần phụ L - FSVP(các yêu cầu pháp lý; khuôn khổ lưu trữ hồ sơ).

●FDA Hoa Kỳ.Danh sách hồ sơ được yêu cầu theo FSVP(các loại bản ghi).

●CBP Hoa Kỳ.Nhập khẩu vào Hoa Kỳ (Hướng dẫn)(tài liệu thương mại được sử dụng khi nhập; logic hóa đơn/B/L).

●Ủy ban Châu Âu.Buôn bán thực vật và sản phẩm thực vật từ-các nước ngoài EU(giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật áp dụng cho một số sản phẩm thực vật).

●Chính phủ Luxembourg.Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật & Hộ chiếu thực vật(ví dụ: rau đông lạnh không liên quan đến giấy chứng nhận KDTV).

●Ủy ban Châu Âu.Yêu cầu đối với bao bì và vật chèn lót bằng gỗ(EU WPM dựa trên ISPM 15).

●IPPC/FAO.ISPM 15: Quy định về vật liệu đóng gói bằng gỗ trong thương mại quốc tế(tiêu chuẩn và đánh dấu/xử lý).

●USDA APHIS.Nhập khẩu nguyên liệu đóng gói bằng gỗ tuân thủ ISPM 15 vào Mỹ

●CBP Hoa Kỳ.Vật liệu đóng gói bằng gỗ (WPM)(Tuân thủ và xử lý ISPM 15).

●Chính phủ Anh (Defra).Nhập khẩu sản phẩm, vật nuôi, hệ thống thực phẩm và thức ăn chăn nuôi (IPAFFS)(tải lên các tài liệu nhập khẩu để thông báo, nếu có).

●Chính phủ Anh (Defra).Tờ rơi thông báo nhập IPAFFS(ví dụ tài liệu hỗ trợ bao gồm EHC, hóa đơn, B/L).

●Cơ quan Y tế Cảng Luân Đôn.Hướng dẫn IPAFFS / CHED(Gửi CHED cùng với các tài liệu và chứng chỉ thương mại nếu có).

●Hải quan Singapore.Yêu cầu của Cơ quan có thẩm quyền / Mặt hàng được TradeNet kiểm soát(giấy phép và tuân thủ CA).

●Hải quan Singapore.SFA - Trái cây và Rau quả (Tuyên bố TradeNet)

●Cơ quan Thực phẩm Singapore (SFA).Yêu cầu nhập khẩu đối với thực phẩm và sản phẩm thực phẩm(giấy chứng nhận sức khỏe và tài liệu hỗ trợ tùy theo sản phẩm/rủi ro).